Аутсорсинг - оставьте себе только то, что можете делать лучше других
Aутсорсинг (от англ. outsourcing: внешний источник) — передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.
Главная идея аутсорсинга заключается в следующем: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».
В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый и эпизодический характер и ограниченных началом и завершением
, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта.
ИТ-аутсорсинг позволяет Заказчику сэкономить расходы и существенно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационной инфраструктуры и сконцентрироваться на основных бизнес-процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.
О преимуществах аутсоорсинга
Плюсы ИТ-аутсорсинга:
- снижение стоимости реализации автоматизации бизнес-процессов;
- сокращение и контроль издержек на ресурсы в области ИТ;
- освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;
- увеличение качества получаемых продуктов или услуг в области ИТ;
- фокусирование компании на основной деятельности;
- использование необходимого специализированного оборудования и технологий;
- снижение рисков в области ИТ, связанных с реализацией бизнес-процесса;
- сокращение влияния неуправляемых факторов;
- разделение и частичная передача другой компании рисков в области ИТ.
Опыт показывает, что привлечение сторонних организаций для управления ИТ-инфраструктурой компании (а также ее непосредственного создания), позволяет сэкономить до 30% расходов на ИТ. Если же вы на данный момент времени имеете компьютерную сеть с множеством нерешенных проблем, этот факт тоже может стать отправной точкой для поиска подходящего аутсорсера. Поскольку его преимущество перед одним сотрудником здесь заключается в том, что компания, имея в наличии специалистов разного профиля, предложит вам системное решение большинства (или всех) проблем, а не латание дыр и постепенное, растянутое иногда на месяцы, доделывание технической инфраструктуры фирмы. А уж понадобится ли вам в дальнейшем штатный системщик или нет - лучше будет решить, исходя из фактического объема повседневных задач.
Как правило, компания-аутсорсер является реселлером оборудования и наиболее распространенных производителей ПО и может предложить как компьютерную технику, так и большой список программ - от антивирусных систем и операционных систем до серверных приложений, лицензии и корпоративные версии которых не продаются по розничным каналам.
Некоторые руководители, любящие экономить на всем, считают, что штатный системный администратор должен справиться с любыми техническими задачами, стоящими перед его бизнесом: от установки и настройки офисной АТС до создания интернет-сайта компании. Предполагается, что системщик «и чтец, и жнец, и на дуде игрец». Однако, такой подход в итоге оборачивается низким качеством выполненных работ, поскольку системный администратор находиться в заведомо проигрышных условиях не имея возможности получения новой квалификации и компетенций в рамках имеющейся системы. Не будет же он экспериментировать и тестировать в работающей сети фирмы.При этом редкий администратор станет рекомендовать руководителю обратиться к услугам сторонней компании на том основании, что она эти работы выполнит лучше. Он считает , что то как бы равносильно тому, чтобы расписаться в собственной неспособности изучить техническую документацию и овладеть новой технологией. Грамотный же администратор (в условиях вменяемого руководства) как раз трезво оценивает свои возможности и способности, чтобы, в случае необходимости, суметь обосновать перед руководством необходимость привлечения технических специалистов аутсорсинговой компании.
В быстро растущих компаниях или, например, в торговых организациях с большим количеством наименований товара, бухгалтерский отдел сталкивается с необходимостью почти постоянного конфигурирования профессионального ПО, обычно систем 1С 7.7 и 1С 8.0. Так что, если системный администратор занимается тем, что вносит изменения в конфигурацию систем бухгалтерского учета, в определенный момент он столкнется с ситуацией острой нехватки времени для выполнения своих прямых обязанностей. В этом случае, разумно будет поставить руководителя перед фактом необходимости увеличения штата сотрудников, либо прибегнуть к услугам аутсорсинговой компании.
Также встречаются ситуации, когда IT-отдел представлен только лишь 1С-программистом, а локальная сеть и все, что в ней происходит, включая администрирование почтовой системы, хостинг интернет-сайтов и т. д., отданы на откуп ИТ-аутсорсеру. Очевидно, что в этих случаях компании пользуются плодами изначально правильной организации инфраструктуры ИТ. То есть технически сеть не требует регулярных доработок или постоянного мониторинга, поскольку структура ее не только разработана с учетом требований бизнеса, но и способна к безболезненному масштабированию и наращиванию функционала. Так что сотрудникам аутсорсера достаточно время от времени (и по необходимости) посещать клиента для выполнения регламентированных работ (например, подключения новых рабочих мест, установки новой оргтехники, архивирования базы данных и т. д.).
Наиболее компетентные фирмы-аутсорсеры строят систему поддержки так, чтобы обеспечить максимальный объем работ и услуг удаленно, часто в нерабочее время, чтобы не создавать помех бизнесу партнера. Нам известен случай, когда после запуска системы «под ключ», аутсорсер не появлялся на территории клиента в течение 2 лет, но взрывной характер роста бизнеса клиента потребовал присутствия специалистов на месте и теперь трудно сказать каким мог быть в конечном итоге этот срок.
Несомненно, работа по поддержке и развитию ИТ систем предприятий самого разного направления деятельности – это неоценимый опыт решения нестандартных и нештатных задач и ситуаций, и он позволяет аутсорсеру гибко, оперативно и квалифицированно решать проблемы своих клиентов.
В чем проблемы развития аутсорсинга?
Главный барьер развития ИТ-аутсорсинга — отсутствие объективного анализа при благом желании экономии средств.
При принятии решения, руководители часто ошибочно сравнивают стоимость предлагаемых услуг только с затратами на содержание персонала, занимающегося администрированием информационной системы.
Но процесс идет и все больше руководителей при оценке стоимости самостоятельной поддержки ИТ инфраструктуры учитывают «зарплатные» налоги и начисления, проблемы отпусков и больничных и прочие издержки связанные с собственным персоналом.
Учитывают и то, что обеспечить такой же профессиональный уровень и качество услуг самостоятельно они сумеют, лишь потратив несравнимо большие средства на развитие персонала и оборудования.
Существуют и другие факторы, которые негативно влияют на развитие ИТ-аутсорсинга:
- руководство компании не догадывается о возможностях ИТ-аутсорсинга;
- компания боится потерять контроль над ситуацией, и поэтому не желает доверять посторонним организациям коммерческие тайны. (Как ни странно, а может и закономерно, но именно в этих организациях часто встречаются самые незащищенные сети и данные.)
- психологический барьер, связанный с передачей обслуживания в «чужие» руки;
- ошибочно считается, что стороннюю организацию не волнует успех чужого предприятия, в то время как поставщик услуг является наиболее заинтересованной стороной в долгосрочности и стабильности взаимовыгодного сотрудничества.
Данные барьеры достаточно просто преодолеваются, если в качестве Аутсорсера выступает компания с достойной репутацией, многолетним присутствием на рынке, специализирующаяся на сервисном обслуживании и ремонте компьютерной и офисной техники.
В настоящее время ИТ-аутсорсинг все более и более популярен в секторе среднего и малого бизнеса из-за финансовой составляющей, т.к. поддержка со стороны фирмы, оказывающей IT-услуги дешевле и профессиональней, чем работа штатного ИТ-специалиста среднего уровня - пользуясь услугами компании-аутсорсера, клиент не только решает вопрос поддержки своей инфраструктуры, но и оптимизирует финансовые вопросы, оплачивая «услуги сторонних организаций».
Если взвесить все «за» и «против», приняв во внимание весь объем услуг, которые предоставляет IT-компания, то явное преимущество будет за ИТ-аутсорсингом. Безусловно - это один из оптимальных способов решения важнейших, критичных для бизнеса задач.